ビジネスメールでやりがちなミス 2/2回

「それに伴い」というフレーズは敬語ではないため、そのままではなく「それに伴いまして」のように丁寧語を付ける必要があります。
何かを教えてほしい時に使う「教示」という言葉ですが、「教授」と間違えて記入してしまいがちです。
意味が異なりますので注意しましょう。
「ください」という言葉を書く際、漢字・ひらがなどちらにするか迷ったことはないでしょうか。
このふたつには明確に違いがあり、漢字の「下さい」は何かを貰いたい時に使い、ひらがなの「ください」は相手に何かをしてほしい時に使います。
漢字で「下さい」と書くのは「くれ」の尊敬・丁寧に表現する場合のみで、あとは全てひらがなで「ください」と書くのが正しい表現です。
正しい言葉選びができるように覚えておきましょう。
上記の「ください/下さい」同様、「いただく」も誤用しやすい言葉です。
本来漢字で「頂く」と書く場合は、「食べる・飲む」の謙譲語として使う場合のみで、「~してもらう」の尊敬語で書く場合にはひらがなで「ください」と書きます。
相手のために行う動作には「ご」「お」を付けますが、自分の動作に対しては基本的に付けません。
相手からの質問に答える際は「ご質問にお答えします」で問題ありませんが、自分から質問する際に「ご質問があります」と書くのはNGです。
同様に、説明や連絡といった行動の場合は相手のためにすることですので、「ご」「お」を付ける必要があります。
違いをしっかりと理解し、必要に応じて「ご」「お」を付けます。
正しい使い方は「送らせていただきます」ですが、「送らさせていただきます」と書いてしまう方がいます。
「さ」を入れるのは不適切な表現です。
「ご拝読いただきありがとうございます」「ご拝受ください」のように「拝」に「ご」を付ける誤用がよくありますが、「拝」は自分側に使う謙譲語ですので、相手の行動に対して使うのは間違いであり「ご」を付けても尊敬語にはなりません。
「尽力」は文字どおり「力を尽くす」という意味の言葉ですので、「尽力を尽くす」と書くと同じことを2回続けて書いていることになります。
正しい使い方は「尽力する」です。
一般的にもよく使われるフレーズですが、さらに丁寧な表現として「ご査収ください」があります。
手紙、メールでは後者がよく使われますので覚えておきましょう。
「できる」「わかる」といった動詞は、相手によっては能力が疑われたと感じる人もいるので気をつける必要があります。
わかったかどうかを尋ねたい時は、「ご不明な点はございませんか」などと書き換えれば、不快に思われることがありません。
メールの最後によく使うフレーズですが、正しい表現は「どうぞご自愛ください」です。
「自愛」という言葉そのものが「自分の体を大事にする」ことを意味していますので、「お体ご自愛ください」では2回同じことを言っていることになります。
「申す」は謙譲語で自分に対して使うものですので、「おっしゃいました」が正しい表現です。
「伺う」は、本来「お」を付けないで使用するため、正しくは「伺います」です。
最近では「お伺いします」も定着してきており、使っても問題なくなってきていますが、やはり気になるという人もいるので正しい表現を知っておくべきフレーズです。
丁寧に聞こえるフレーズですが、「伺う」は「訪問する」の謙譲語のため相手をへりくだらせることになりNGです。
「~についてお聞きになったでしょうか」が適切な表現です。
「についてお聞きしました」は自分を敬う表現になっているので、「について拝聴しました」が正しい表現です。
「お伝えしました」という表現は身内への謙譲となるため間違った日本語です。
例の場合「社長に伝えました」「部長に伝えました」が正しい表現です。
何かあれば教えてほしいという時に「ご進言ください」のようなフレーズを使っている方がいますが、「進言」は目上の方に意見する時に使う言葉ですので失礼にあたります。
もちろん「ご進言ありがとうございます」も失礼ですので、「ご指摘ください」「お知らせください」といったフレーズに言い換えましょう。
「よろしくお願い致します」とつい漢字で書いてしまいたくなりますが、ひらがなで書くのが正しい用法です。
「致す」には、よくないニュアンスを含んでおり、「不徳の致すところです」という風に使います。
「助ける」は「物事が上手く運ぶように手助けする」という意味の言葉ですので、「助かります」という表現だと相手が自分サポートしていることになり失礼です。
相手の手助けに対して感謝を伝えたい場合、「お力添えにより、無事に終えることができました」というような表現にします。
「見る」の尊敬語である「ご覧になる」に「れる」「られる」を付けると二重敬語になります。
丁寧に書こうとしてミスしてしまいがちですので注意しましょう。
「お承りしました」は、上記のケースと同様二重敬語になっている表現です。
正しい用法は「承りました」です。
メールを続けて送る必要がある時には、「失礼ながら」などの詫びの言葉を入れ、「失礼ながら重ねて申し上げます。」のような表現にすると不快に思われません。
「問題ありません」という表現は、上から目線な印象を与えてしまいますので、「そのまま進めていただけたらと思います」のように言い換えます。
手紙で使用する「拝啓」「敬具」という言葉ですが、メールでは使用しないのが普通です。
メールと手紙ではマナーが異なることを理解しておきましょう。
追伸は文章中に書き忘れたことを書き足すためのものですので、書く手間が面倒だったと思われてしまう可能性があります。
手紙ではよく使われる追伸ですが、ビジネスメールでは親しい方を除いては失礼にあたりますので使うべきではありません。
 
 
 
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