ビジネスメールでやりがちなミス 1/2回

メール、電話で頻繁に用いられる「了解しました」は、敬語としては問題無いものの、フランクな印象を受けるため失礼にあたるという意見が多くあります。
上司、取引先、顧客を相手にする場合には「承知いたしました」という表現を使いましょう。
「お世話さまです」は、「ご苦労様」という意味でも用いられるフレーズで、お礼の言葉ではあるものの敬意が軽く失礼にあたることがあります。
 「お世話になっております」が正しい表現です。
「各位」は「皆様」という意味の言葉で、複数人に対してのメールで一人ひとりを敬う時に使われます。
各位様、各位御中という間違いをしてしまいがちですが、「各位」を使う時には何もつけません。
先方の名前に「殿」とつけるのは、本来は問題のない使い方ですが、「目上が目下の人間に対して用いる言葉」というイメージを持たれている方も少なくありません。
ビジネス文書には入れない方が無難です。「様」で統一しておくといいでしょう。
「部長」「社長」といった役職名は、それ自体が敬称のため、本来「様」はつけません。
つけたい場合には「営業部長 ?様」のように、役職名の後に「名前+様」と添えるのが一般的です。
「御社」と「貴社」はどちらを使うべきか悩んでしまいがちな言葉ですが、一般的に話し言葉で使うのが「御社」、書き言葉で使うのが「貴社」です。
ある程度親しい間柄であれば「御社」を使うケースもありますが、初めてやり取りする場合などは「貴社」を使うほうが無難です。
ビジネスメールで多くの方が間違って使っているのが「御中」です。
 「会社御中 様」という書き方をしている方がいらっしゃいますが、「御中」は特定の誰かに使うものではないため、正しい使い方は「会社 部御中」という形です。
「当社」「弊社」「わが社」の使い分けで迷ったことはないでしょうか。
 「わが社」は一般的に社内向けに使う言葉であり、偉そうな印象を与えてしまうため対外的に使う言葉ではありません。
 対外的に自社のことを指す場合には「弊社」を使います。
また、客観性の高いシーンで自社のことをいう場合「当社」をよく使います。
「させていただく」というフレーズは、相手から許可が必要な場合や、謙遜する時の表現です。
 不必要な場面で使うと不快感を与えるので、「しております」というフレーズを使用しましょう。
目下・同僚に対して使うフレーズですので相手の立場によっては失礼にあたります。
 「お久しぶりです」という表現に加えて、「ご無沙汰しております」を用いるといいでしょう。
「すみません」の口語である「すいません」というフレーズは、目上の相手に対して使うと失礼な表現です。
また、ビジネスシーンでは、そもそも「すみません」が問題だという考えもありますので、謝罪をする場合には「申し訳ございません」と伝えるのがベストです。
「私のほうで担当します」「商品のほうを受け取りました」など、「のほう」という表現を使う方が多くいらっしゃいますが、日本語として間違っています。
上記の例では「私が担当いたします」「商品を受け取りました」が正しい表現です。
メールはもちろんのこと会話でも間違って使いやすいフレーズですので、注意しましょう。
「になります」は、物が移り変わる様子を表すフレーズであり、「に成る」という場面以外では使いません。
 「300円になります」→「300円です」、「こちらが資料になります」→「こちらが資料です」という風に、「なります」を入れないようにします。
「とんでもない」を「とんでもございません」という方がいますが、「とんでも」と「ない」をわけるのはおかしな表現です。
 「とんでもないです」が正しい表現ですので、間違えないように気をつけてください。

「的」は「のような」という意味のフレーズで、「基本的」などの言葉に付属します。
「当社的には」「私的には」はビジネスシーンには適していませんので、「当社としては」「私としては」のように改める必要があります。

丁寧にも聞こえるこのフレーズですが、間違った敬語です。
「よろしいでしょうか」が正しい表現ですので注意しましょう。
「どういたしますか」の「どうする」は、敬意が含まれない表現ですので、目上の相手に対しては「いかがいたしますか」という表現が適切です。
「参考になりました」は目上の相手を褒める表現として問題のないフレーズと思ってしまいますが、「参考」という言葉には考えの足しにするという意味があるため失礼です。
「勉強になりました」や「ご対応いただきありがとうございます」という表現をするべきです。
文末に「取り急ぎ○まで」と入れる人がいますが、用途・相手によっては失礼に受け取られる可能性があるフレーズですので注意が必要です。
「取り急ぎご連絡申し上げます」「確認のみのご連絡で失礼いたします」のような表現だと省略したイメージが薄くなり、丁寧になります。
謙譲語の「承知」に「ご」をつけるのは日本語として正しくない表現であり、「承知おき下さい」でも命令のように聞こえてしまい失礼です。
 認識しておいてほしいことがあった時には、場面に応じた言い換えが必要です。
 例えば、報告メールで「参考資料を提出しましたので、ご承知おき下さい。」は「参考資料を提出しましたので、お含みおきください。」のように言い換えることができます。
よく間違って使われるのが「役不足」と「力不足」です。
役目に対して自分の力量が足りていない、と言いたい時には「力不足」を使います。
「役不足」だと、自分の力量に対して役目が足りていない、という全く逆の意味になりますので注意が必要です。
問題ない、ということを伝えたい時に、つい使ってしまう「大丈夫です」というフレーズですが、上から目線な印象を与えるため、ビジネスメールではマナー違反です。
「問題ございません」と言い換えるようにしましょう。
相手を労う時のフレーズとしてお馴染みですが、目下から目上に対してや、社外の相手に使うと失礼です。
「お疲れ様」という表現なら上下関係を気にせず使うことができますので、日頃からこちらを使うようにしておきましょう。
いたす」という言葉は改まったイメージで使いがちですが、本来自分に使う言葉ですので「なさる」に言い換える必要があります。
「やる」という言葉は「する」をラフにした言い方ですので、親しい間柄では使えますがビジネスシーンには適していません。
 担当する、務めるといった表現に言い換えましょう。
 
 
 
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